Das Berichtsheft

00:00:00: Wer ans Berichtsheft denkt, egal ob Azubi oder Ausbilder, denkt selten: "Yes, mein Lieblingspart der Ausbildung."

00:00:07: Und deshalb klären wir heute die wichtigsten Spielregeln und zeigen, wie es zum Kompass für gute Ausbildung wird!

00:00:16: Das IHK-Ausbilder-Update – Ihr zehn Minuten Briefing für rechtssicheres Ausbilden.

00:00:21: Hier klären wir alle zwei Wochen ein Thema aus dem Ausbilderalltag.

00:00:24: Kompakt, verständlich und auf den Punkt

00:00:27: Jetzt reinhören

00:00:28: und ausbildungsfit bleiben.

00:00:33: Hallo und herzlich willkommen, mein Name ist Nina.

00:00:36: Und ich bin Alex!

00:00:37: Unser Thema heute?

00:00:39: Das Berichtsheft - wirkt wie lästiger Papierkram.

00:00:42: tatsächlich entscheidet es aber über Prüfungszulassung und Ausbildungsqualität.

00:00:47: Und genau deshalb schauen wir heute drauf. Was muss der Betrieb tun und wie wird daraus ein echter Vorteil.

00:00:53: Kleiner

00:00:54: Hinweis noch vorab: die Dialoge und unsere Stimmen sind KI generiert Die Inhalte aber natürlich von der IHK gecheckt.

00:01:01: So, los geht's.

00:01:02: und für dich Alex direkt mit einer Quiz-Frage.

00:01:05: Wem gehört eigentlich das Berichtsheft?

00:01:08: A – dem Ausbildungsbetrieb B – dem Azubi oder C der IHK?

00:01:13: Ähm...

00:01:14: ich tippe auf A, den Betrieb!

00:01:17: Der bezahlt es ja schließlich.

00:01:19: Richtig?!

00:01:20: Hm, ums ein bisschen spannender zu machen, lösen wir das erst am Ende auf.

00:01:25: Okay, dann leg mal los.

00:01:26: was muss sich denn als Ausbilder so rechtlich zum Berichtsheft wissen?

00:01:31: Das erste,

00:01:32: es heißt rechtlich nicht Berichtsheft, sondern Ausbildungsnachweis.

00:01:36: Denn genau darum geht es!

00:01:38: Es ist der Nachweis, dass die Ausbildung ordnungsgemäß gelaufen ist.

00:01:42: Das kannst du dir vorstellen wie das Scheckheft beim Auto.

00:01:45: Das zeigt ja auch schwarz auf weiß, ob alles ordnungsmäß gemacht wurde oder was komplett vergessen wurde.

00:01:51: Und weil das so wichtig ist, regelt das Gesetz zwei gesetzliche Pflichten.

00:01:55: Der Azubi muss den Nachweis schreiben und der Betrieb ihn dazu anhalten.

00:01:59: Heißt also nicht einfach sagen "Mach mal!", sondern regelmäßig erinnern und nachfassen?

00:02:06: Und sonst?

00:02:07: ...Der Betrieb muss außerdem die Kosten tragen!

00:02:09: Also zum Beispiel für ein klassisches Berichtsheft oder bei einem digitalen Nachweistool für die Software-Lizenz.

00:02:16: Ob das Ganze digital oder auf Papier läuft entscheidet der Betrieb.

00:02:20: Das muss aber im Ausbildungsvertrag festgehalten werden.

00:02:24: Und wichtig, der Betrieb muss den Ausbildungsnachweis auch kontrollieren!

00:02:29: Das Gesetz spricht von regelmäßiger Durchsicht – für die IHK heißt das mindestens monatlich.

00:02:42: Dann solltest du ihn erst mal erinnern bzw.

00:02:44: ermahnen.

00:02:45: Wenn der Azubi das dann immer noch nicht macht, kann das arbeitsrechtliche Folgen für ihn haben.

00:02:50: Bis hin zur Abmahnung und im Extremfall auch zur Kündigung.

00:02:54: Naja...und wann soll der Azubi das schreiben?

00:02:57: Viele Betriebe denken ja, schreibt das halt in deiner Freizeit!

00:03:00: Ja, das kommt sicher oft vor. Aber genau das ist rechtlich eben nicht erlaubt.

00:03:05: Das Schreiben des Ausbildungsnachweises ist Arbeitszeit.

00:03:09: Der Betrieb muss dem Azubi während der Arbeitszeit Gelegenheit dafür geben.

00:03:13: Das unterschätzen wahrscheinlich viele.

00:03:15: Warum ist das Ganze überhaupt so wichtig?

00:03:18: Ganz einfach!

00:03:18: Der Nachweis ist deine Eintrittskarte zur Prüfung.

00:03:21: Die IHK schaut da stichprobenartig rein, sie prüft so, ob du überhaupt richtig ausgebildet wurdest.

00:03:28: Wenn dass aus dem Nachweis nicht klar erkennbar ist, kann die IHK die Zulassung zur Prüfung verweigern.

00:03:34: Also nicht

00:03:35: erst zwei Wochen vor Prüfungen alles hektisch zusammenschreiben.

00:03:39: Ja genau.

00:03:40: Und, was man ja auch oft vergisst – der Ausbildungsnachweis ist am Ende des Tages ein offizielles Beweismittel vor Gericht oder bei der IHK.

00:03:49: Inwiefern?

00:03:50: Naja!

00:03:51: Ein gut geführter Nachweis schützt den Betrieb, falls ein Azubi die Prüfung nicht besteht und die Schuld auf den Ausbilder schieben will.

00:03:58: Der Betrieb kann dann beweisen, dass alle Ausbildungsinhalte vermittelt wurden.

00:04:02: Umgekehrt ist ein lückenhafter, aber vom Ausbilder blind unterschriebener Nachweis natürlich ein super Beweis für den Azubi, das in der Ausbildung einiges schief gelaufen ist.

00:04:12: Hm, hätte nicht gedacht, dass der Ausbildungsnachweis so eine Bedeutung hat!

00:04:17: Wenn ich also als Ausbildar meine Kontrollpflicht schleifen lasse, schneide ich mir ins eigene Fleisch.

00:04:24: Tja, wenn du rechtssicher ausbilden willst, achte auf vollständige Ausbildungsnachweise.

00:04:29: Wer das erst zur Prüfung ernst nimmt, ist ungefähr zwei Jahre zu spät!

00:04:33: Okay, Nachweispflichten ernst nehmen, verstanden. Aber eine Sache ist noch offen.

00:04:39: Deine Quizfrage vom Anfang: Wem gehört das Berichtsheft?

00:04:43: Ich hatte auf den Ausbildungsbetrieb getippt. - Und das

00:04:47: war falsch.

00:04:48: Sobald der Azubi was reinschreibt ,gehört der Ausbildungsnachweis ihm.

00:04:52: Der Betrieb darf und muss ihn kontrollieren.

00:04:55: Er darf ihn dafür auch zeitweise verwahren, aber dauerhaft einbehalten darf er ihnen halt

00:05:00: nicht.

00:05:01: Das war unser rechtlicher Schnelldurchlauf zum Ausbildungsnachweis!

00:05:05: Wenn Sie jetzt denken – oh je, da muss ich dringend was anpassen ...

00:05:09: Keine Panik!

00:05:10: Die Ausbildungberater der IHK helfen da gerne weiter.

00:05:14: Den Kontakt finden Sie in den Shownotes.

00:05:19: So, das Rechtliche ist erklärt.

00:05:21: Die spannende Frage ist aber, wie wird aus dem Ausbildungsnachweis ein Werkzeug, das die Ausbildung wirklich besser macht?

00:05:29: Darüber spreche ich jetzt mit unserem Experten Lennart.

00:05:32: Da bin ich echt mal gespannt, denn die Praxis sieht ja häufig eher so aus!

00:05:37: Der Azubi schreibt was rein oder auch nicht – Ausbilder unterschreib blind und das war's.

00:05:42: Klar Nina, das ist bestimmt nicht gerade selten. Aber genau da verschenken Unternehmen bares Potenzial Denn der Ausbildungsnachweis kann ein einfaches Steuerungsinstrument für Ausbildungsqualität sein.

00:05:54: Kannst du das mal näher erklären, was heißt das praktisch?

00:05:56: Ganz einfach!

00:05:57: Durch den Nachweis sehe ich, was in der Ausbildung gerade wirklich passiert – nicht gefühlt sondern schwarz auf weiß.

00:06:03: Dafür reicht oft schon einen kurzer Blick in die Einträge.

00:06:06: Steht da zum Beispiel wochenlang nur "Ablage gemacht" oder "Telefon bedient", dann weißt du sofort, da läuft etwas schief und kannst halt nachsteuern.

00:06:14: Okay und wie sieht ein guter Eintrag aus?

00:06:17: Der Eintrag muss gar nicht lang sein, aber konkret.

00:06:21: Ich bring mal ein Beispiel: Wenn ich nur schreibe "Büroarbeit erledigt", sagt das gar nichts.

00:06:25: Besser wäre hier zum Beispiel sowas wie "Kundenanfragen aufgenommen, Daten im CRM-System gepflegt, Rückfragen an den Vertrieb weitergegeben".

00:06:33: Das ist immer noch kurz. Aber halt viel aussagekräftiger.

00:06:37: Wie bringe ich jetzt den Azubi dazu, so konkret zu schreiben?

00:06:40: Du musst einfach zeigen, wie ein guter Eintrag aussieht.

00:06:43: Ein, zwei Beispiele reichen dafür. Und - sobald ich als Azubi regelmäßig so festhalte, was ich gemacht habe, verstehe ich meine eigene Arbeit dann einfach auch viel besser.

00:06:53: Dann checke ich automatisch: Okay das läuft schon von alleine, dasn hier hab' ich nur mal am Rande mitbekommen und da brauche auf jeden Fall noch Support!

00:07:02: Verstehe...und was sollte ich als Ausbilder noch tun?

00:07:06: Den Ausbildungsnachweis lesen und regelmäßig mit dem Azubis darüber sprechen.

00:07:10: Das Gespräch, der regelmäßige gemeinsame Blick auf die Ausbildung, das ist es, worauf es ankommt.

00:07:17: Drei Fragen reichen dafür völlig aus – Was lief gut?

00:07:20: Was hast du neu gelernt?

00:07:21: Was fehlt noch oder muss vertieft werden?

00:07:24: Viele denken jetzt wahrscheinlich: "Klingt super, aber wie sollen wir das bitteschön im Alltag umsetzen!"

00:07:30: Das ist für viele kleine Betriebe….

00:07:32: naja, da fehlt denen ja oft schlicht die Zeit dazu.

00:07:35: Na klar, Zeit hat man nie. Aber wer regelmäßig hinschaut, spart am Ende Zeit und Nerven. Und es braucht ja auch gar keinen riesigen Aufwand, sondern nur eine einfache Routine.

00:07:45: Und wie könnte die aussehen?

00:07:47: Zum Beispiel so, der Azubi hält am Ende des Arbeitstags kurz fest, was gelaufen ist.

00:07:52: Freitag schaut der Ausbilder dann drüber und gibt knappes Feedback.

00:07:55: Zum Beispiel "gut", "bitte konkreter"

00:07:58: oder "nächste Woche Thema Warenannahme ergänzen". Und am Monatsende dann jeweils noch fünfzehn Minuten gemeinsamen Blick auf den Stand der Ausbildung.

00:08:07: Das ist

00:08:08: alles?!

00:08:09: Ja, das genügt.

00:08:10: Wer es jetzt möglichst schlank machen will, nimmt ein digitales Berichtsheft-Tool. Vorteil:

00:08:14: Ich sehe sofort, wenn der Azubi was geschrieben hat und das Feedback ist auch einfacher möglich.

00:08:20: Okay, ich fass mal kurz zusammen: Der Ausbildungsnachweis zeigt dem Betrieb, ob beim Azubis alles "scheckheft- gepflegt" läuft.

00:08:27: Voraussetzung ist aber, dass das Ganze auch wirklich gelebt wird: also regelmäßig schreiben, lesen und gemeinsam besprechen.

00:08:35: Genau, so wird aus der... naja lästigen Pflichtdoku ein echtes Ausbildungs-Scheckheft.

00:08:42: Und das sorgt dann für eine bessere Ausbildung, die Leute gehen sicherer in die Prüfung und am Ende des Tages hast du bessere Fachkräfte!

00:08:49: Hast Du noch einen abschließenden Tipp für unsere Hörerinnen und Hörer?

00:08:53: Na klar!

00:08:53: Nehmen Sie sich diese Woche zehn Minuten Zeit und prüfen Sie den Ausbildungsnachweis, ob er wirklich zeigt, was der Azubi gelernt hat.

00:09:00: Und sprechen Sie mit Ihrem Azubis darüber.

00:09:03: Genau dann beginnt bessere Ausbildung.

00:09:06: Das war's für heute.

00:09:07: Jetzt sind Sie dran!

00:09:08: Wenn Sie Feedback oder Themenwünsche für eine der nächsten Folgen haben, schreiben Sie uns gern.

00:09:14: Die Kontaktdaten finden Sie in den Show-Notes.

00:09:16: – bis in zwei Wochen und bleiben Sie

00:09:32: ausbildungsfit.